Para dar mais celeridade e modernizar os processos internos que necessitam da consulta de arquivos, a Companhia Pernambucana de Saneamento (Compesa) contratou um serviço especializado para organizar e preservar toda documentação institucional da empresa. O presidente da Compesa, Roberto Tavares e o presidente da Companhia Editora de Pernambuco (CEPE), Ricardo Leitão, assinaram hoje (11) um contrato para a CEPE realizar o inventário, digitalização e a guarda do acervo documental da empresa. Também esteve presente na assinatura do novo contrato o diretor de Articulação e Meio Ambiente da Compesa, Aldo Santos.
A prestação do serviço de digitalização de documentos contempla desde o trabalho de preparação, organização e traslado até o armazenamento de documentos físicos e digitais. A CEPE também vai realizar a gestão desse acervo, incluindo a definição de rotinas de busca e recuperação dos documentos armazenados fisicamente. O trabalho vai permitir que a companhia possa localizar com mais agilidade os documentos arquivados, sempre que for solicitada pelos órgãos de controle e justiça, por exemplo. A Compesa investe R$ 1,5 milhões na contratação do serviço - recursos do BID por meio do PSA Ipojuca - que será executado no prazo de 12 meses.
"A digitalização do acervo documental da Compesa é mais uma das ações previstas na Agenda Ambiental da Administração Pública A3P, em curso na Compesa, e que tem uma relação direta com o Sistema de Gestão Ambiental (SGA), pois visa a racionalização na geração de documentos em meio físico, e consequente redução de resíduos", informa Roberto Tavares, pontuando que a Compesa vai definir o que fará parte desse acervo digital e físico. O contrato prevê mais de 2 milhões de páginas digitalizadas, armazenamento digital com capacidade máxima de 1.836 Gigabytes, serviço de consulta dos documentos digitalizados e custodiados, frete de entrega de caixas de documentos arquivados, entre outros. A Compesa vai iniciar o trabalho pelo setor de Contabilidade, como um projeto-piloto para fazer os ajustes e alinhamentos necessários para a prestação do serviço, antes de expandir para o restante da empresa.
Por uma determinação legal - a Lei 15.529 de 23 de junho de 2015 - ficou estabelecido que o serviço de digitalização, guarda e gestão de documentos das instituições que possuem administração direta e indireta do Governo do estado serão feitas exclusivamente pela CEPE. Dessa forma, foi criada a CEPE Doc, em Suape, uma estrutura gigantesca com 5.880 metros quadrados de área e que possui capacidade inicial para armazenar 990 mil caixas box de documentos e de digitalizar 4 milhões de imagens, por mês. Segundo o presidente da CEPE, Ricardo Leitão, a CEPE Doc dispõe de profissionais especializados, softwares e equipamentos de alta tecnologia, e já presta esse serviço para as secretarias de Educação e Administração de Pernambuco, CPRH, Porto do Recife, Arquivo Público, LAFEPE, Copergás, Corpo de Bombeiros, Instituto Miguel Arraes, entre outras instituições.
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