“Até o momento, ainda não havia um trabalho voltado à gestão documental. Os documentos têm sido gerados nos mais diversos setores espalhados pela instituição e alguns deles, após determinado tempo, foram destinados ao chamado ‘arquivo morto’, local que deveria funcionar como arquivo permanente da instituição. Nosso trabalho é organizar o material e implementar cuidados preventivos que assegurem seu tempo de vida”, afirma a bibliotecária Simone Rosa, coordenadora do projeto, idealizado pelo diretor técnico, Ivan Dornelas.
Segundo Dornelas, o trabalho existe para contribuir com o fortalecimento de uma responsabilidade histórica empresarial, conceito muitas vezes utilizado como um diferencial no mercado. “Nesse projeto de resgate da memória técnica do Itep, pretende-se apresentar um acervo que reflita os processos vivenciados pela instituição de forma mais transparente, refletindo erros e acertos. A ideia é promover a conscientização de que a preservação de uma identidade prevê a possibilidade de disseminá-la, constituindo seu próprio lugar na memória”, destaca.
Uma equipe de técnicos e estagiários está em atividade desde 20 de outubro deste ano e é formada por quatro funcionários, dentre eles um historiador, e quatro alunos do curso de Gestão da Informação da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). São eles respectivamente: Tirsa Braga, Patrícia Germano, Déborah Lima, Aramis Macêdo, Alisson Freitas, Ricardo Lima, Demetrius Gomes e Grennda Guerra.
Por enquanto, o grupo está instalado em um espaço improvisado no 1º andar do bloco D. O trabalho é dividido em etapas: realização do inventário de toda a documentação, quando há seleção por tipos de documentos e temáticas relacionadas; e higienização e restauro do material selecionado; indexação, classificação e inserção no sistema de informação Pergamum, que funcionará como catalizador do processo, facilitando a gestão da informação. “Dentre os documentos selecionados, aqueles que estiverem em estado de deterioração serão digitalizados”, explica Simone Rosa.
CAPACITAÇÃO – Visando a garantir a integridade e a durabilidade do arquivo a ser resgatado, a equipe receberá capacitação para higienizar e reparar o material. “Infelizmente, pudemos verificar que alguns documentos não poderão ser recuperados devido ao tempo em que ficaram expostos a fungos, umidade e más condições de guarda”, afirma Simone. Ela destaca que “se afirmamos que há uma história que pode ser contada através dos registros documentais de uma instituição, apenas poderemos considerar que somos detentores dessa memória se ela estiver disponível para o acesso. Do contrário, ela perde a sua função”.
Hoje, os documentos estão distribuídos em três espaços: no térreo do Bloco E, com um acervo predominantemente administrativo; 1º andar do bloco D, acervo técnico e institucional e uma parcela que pertence à Biblioteca do Itep; e térreo do bloco E que abriga um acervo administrativo em sua maioria, constituído por contratos, notas fiscais, notais de empenho etc.
Em paralelo, parte da equipe está atuando na organização do acervo do Laboratório de Agrotóxicos e Contaminantes em Alimentos e Bebidas Alcoólicas (LabTox). Alisson Freitas e Ricardo Lima estão selecionando, classificando e indexando os documentos em formato digital e impresso. A iniciativa da coordenação do LabTox reflete os frutos da conscientização que o projeto de resgate da memória técnica do Itep, ainda que no começo, transferiu aos funcionários, entende a coordenadora do trabalho.
Desde o início das atividades, foi constatado que, de tudo que existe arquivado no Itep, 10% representa a memória técnica e 90% são acervo da Biblioteca. Este material está no 1º andar do bloco D, mas será removido para outro lugar, a ser definido.
BOX:
Dentre os documentos inventariados na primeira etapa do projeto havia:
- Certificados dos laboratórios de pesquisa de 1949 a 1996 distribuídos em, aproximadamente, 130 encadernações capa dura;
- 100 Patentes;
- 70 exemplares do livro Algas Azuis, editado pelo ITEP;
- 1 exemplar do Catálogo de Serviços: análises e ensaios tecnológicos;
- 30 documentos cuja autoria é de responsabilidade do ITEP.
- 200 periódicos
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